SAP abschalten - Daten behalten
Daten weiterhin verstehen - Mit AvenDATA.

Von R/3 über ECC 6.0 bis HANA – wir archivieren SAP-Systeme aller
Generationen und Branchenlösungen – vom Bank Analyzer bis zum IS-U-Modul.

Die Herausforderung

Viele Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, dass ihre SAP-Altsysteme weiterhin erhebliche Kosten verursachen – obwohl sie operativ längst keine Rolle mehr spielen. Der Grund: Sie müssen aus Compliance-Gründen weiterhin vorgehalten werden.
Dabei ergeben sich zahlreiche Probleme:
  • Veraltete Infrastrukturen, die regelmäßig gewartet oder ersetzt werden müssen
  • Laufende Wartungsverträge mit externen Dienstleistern
  • Bindung interner IT-Ressourcen, die sinnvoller eingesetzt werden könnten
  • Steigende Sicherheitsrisiken durch nicht mehr unterstützte Systeme
  • Eingeschränkte Skalierbarkeit und hohe Komplexität bei der Systempflege
Das Ergebnis: Unternehmen zahlen Jahr für Jahr hohe Summen für Systeme, die keinen operativen Mehrwert mehr liefern – und verursachen damit vor allem eines: unnötige Kosten.

Bewährte Archivierungslösung
 aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die SAP-Systemarchivierung wurde von AvenDATA in über 17 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und in tausenden Systemstilllegungen praxisnah verfeinert.
Auf Basis unseres bewährten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche Fachfragen, Betriebsprüfungsanfragen und juristischen Rückfragen zuverlässig und nachvollziehbar beantworten.
Die dafür eingesetzte Software ViewBOX hat sich dabei als zuverlässiges Recherchesystem etabliert, das sowohl in der täglichen Prüfungspraxis als auch im unternehmensweiten Zugriff zuverlässig funktioniert.
Sie ist inzwischen bei mehr als 50 % der DAX-Unternehmen im Einsatz – ein klarer Beleg für ihre Stabilität, Flexibilität und Praxistauglichkeit auf höchstem Niveau.
Von Europa bis Asien, von Nordamerika bis zurück – ViewBOX ist längst auf der ganzen Welt im Einsatz.

Ihre SAP-Auswertungen leben weiter – als interaktive Reports
in der ViewBox

Auch nach der Stilllegung Ihres SAP-Systems bleiben Ihre Auswertungen lebendig: Wir übernehmen nicht nur sämtliche relevanten Daten, sondern sorgen auch dafür, dass Sie diese dauerhaft in unserer Softwarelösung ViewBox nutzen und nachvollziehen können.
Unsere Leistungen im Überblick:
  • Nachbildung relevanter SAP-Standardreports und betriebswirtschaftlicher Auswertungen
  • Realisierung individueller Reports – inklusive kundenspezifischer Z-Reports
  • Archivierung aller zugehörigen Belege, etwa Rechnungen, Aufträge oder Buchungsbelege, um die Nachvollziehbarkeit der Reports sicherzustellen
  • …
Bereits vor Projektstart klären wir gemeinsam mit Ihnen, welche Reports und Auswertungen künftig erforderlich sind – sei es zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, für betriebswirtschaftliche Analysen oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dabei greifen wir auf umfangreiche Projekterfahrung aus der SAP-Systemstilllegung in unterschiedlichsten Branchen zurück.
In der ViewBox stehen Ihnen diese Reports auch Jahre später zur Verfügung – zur Recherche, Analyse und Auswertung. Und das völlig unabhängig vom ursprünglichen SAP-System, ohne zusätzliche SAP-Lizenzen.
Ob für Betriebsprüfungen, interne Rückfragen oder rechtliche Klärungen: Mit der ViewBox behalten Sie den Überblick – über klar strukturierte, filterbare Auswertungen, jederzeit und revisionssicher.

Schneller Projektablauf
& großer wirtschaftlicher Nutzen (messbarer ROI)
– selbst bei großen
SAP-Systemen

Die Stilllegung eines SAP-Systems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten – abhängig von Systemkomplexität und Datenvolumen. Durch unsere klar strukturierte und standardisierte Vorgehensweise können wir selbst große Systeme effizient und sicher archivieren.
So haben wir bereits SAP-Systeme mit über 30 Terabyte Datenvolumen erfolgreich in unsere Archivlösung überführt – inklusive Reports, Z-Reports und vollständiger Dokumentation.
Dank unserer etablierten Projektmethodik profitieren unsere Kunden schon nach kurzer Zeit von deutlichen Einsparungen – insbesondere bei Lizenzkosten für SAP, ECM-Systeme, Datenbanken und Betriebssysteme, aber auch bei Wartung, Infrastruktur und internem Aufwand.
In der überwiegenden Mehrheit unserer Projekte liegt der Return on Investment (ROI) bei unter einem Jahr – dank messbarer Einsparungen bei Lizenzen, Infrastruktur und internen Ressourcen.

SAP
 Systemanalyse

Der erste Schritt jeder SAP-Systemstilllegung ist eine detaillierte Analyse Ihres bestehenden Systems. Diese Analyse bildet die Grundlage für die genaue Einschätzung von Projektdauer und Kosten im Rahmen der Archivierung Ihres SAP-Altsystems.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das SAP-System
  • Art, Struktur und Größe der Datenbank
  • Umfang und Relevanz der vorhandenen SAP-Berichte
  • Individuelle Besonderheiten wie Z-Reports oder Schnittstellen
  • …
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen, das Ihnen maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit bietet.

SAP
 Projektarchivierung

Nach Abschluss der Systemanalyse beginnt das eigentliche Projekt – strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie:
  • Einrichtung des Systemzugangs
  • Export und Übernahme der relevanten Daten
  • Nachbildung wichtiger Reports und Z-Reports
  • Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch, um sicherzustellen, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden.

SAP
 Ergebnis der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Tabellen, Dokumente und Berichte aus Ihrem SAP-System in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der SAP-Stilllegung einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wichtigen Standard- und Individualreports (z. B. Z-Reports), sodass auch fachliche, steuerliche oder juristische Auswertungen weiterhin problemlos möglich sind – ganz ohne SAP-Lizenz.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche SAP-System vollständig außer Betrieb genommen werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation/Verfahrensdokumentation, die alle Schritte nachvollziehbar darstellt – insbesondere mit Blick auf:
  • die Art der Datenübernahme
  • die Struktur der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
  • …
Zudem dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für Dritte oder Prüfer jederzeit nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde.
Berücksichtigung von ADK-Archivdateien
und DART-Extrakten
Neben der vollständigen Stilllegung und Archivierung Ihres SAP-Systems berücksichtigen wir selbstverständlich auch folgende Punkte:
  • ADK-Archivdateien:
    Bereits archivierte Daten in Form von ADK-Dateien werden von uns eingebunden und bleiben weiterhin zugänglich.
  • DART-Datenextrakte:
    Unsere Lösung unterstützt die Verarbeitung von DART-Extrakten, sodass steuerlich relevante Auswertungen auch nach der SAP-Abschaltung möglich bleiben.
Software und Recherche- system ViewBox
– archivierte SAP-Daten intelligent
nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Daten aus stillgelegten Altsystemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Informationen – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche SAP- oder Quellsystem.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre Daten:
  • auch Jahre nach der Stilllegung verständlich und nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind
  • strukturiert für interne und externe Prüfprozesse bereitstehen
  • …
Ein besonderes Merkmal: ViewBox verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich Altdaten nach Ablauf gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorgaben regelbasiert und nachvollziehbar löschen. So bleiben Sie DSGVO- und GoBD-konform – ganz ohne manuellen Aufwand.
Die Software sowie die zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig umfassenden Sicherheits- und Funktionstests unterzogen.
Die Software sowie die zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig umfassenden Sicherheits- und Funktionstests unterzogen.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy Systeme/Altsysteme in die Vergangenheit
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten SAP-Daten bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne SAP-Zugang
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch besprechen wir gemeinsam Ihr SAP-System – ganz gleich ob ECC, S/4HANA oder R/3. Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr System effizient stilllegen und die Daten langfristig auswertbar halten – inklusive:
In diesem Gespräch erhalten Sie:
  • Eine Abstimmung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage
  • Eine Live-Demo unserer Lösung ViewBox
  • Eine Erläuterung, wie wir Replikation von SAP-Reports (z. B. FI, CO, MM, SD, …) erstellen
  • Eine belastbare Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Preis
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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