Warum Legacy-ERP-Systeme archiviert – und nicht gelöscht – werden sollten

Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA

In der digitalen Transformation vieler Unternehmen wird oft übersehen, wie wichtig der richtige Umgang mit alten ERP-Systemen ist. Stillgelegte Systeme enthalten jahrzehntelange Informationen – vom Wissen über Kundenbeziehungen bis zu steuerlich relevanten Finanzdaten. Diese Systeme einfach abzuschalten oder gar zu löschen, ist nicht nur riskant, sondern kann auch rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben.

Eine professionelle Archivierung schützt nicht nur vor Datenverlust, sondern schafft auch echten Mehrwert.

Hier sind 10 zentrale Gründe, warum Sie Ihre Legacy-ERP-Systeme archivieren sollten – statt sie zu löschen:

1. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

In vielen Ländern müssen Geschäftsunterlagen für 6, 10 oder sogar mehr Jahre aufbewahrt werden. Wer diese Fristen nicht einhält, riskiert Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen. Eine revisionssichere Archivierung ist daher keine Option, sondern Pflicht.

2. Absicherung bei Betriebsprüfungen und Audits

Ob Steuerprüfung, Wirtschaftsprüfung oder interne Revision: Prüfbehörden verlangen häufig Zugriff auf historische Daten. Ohne Archiv drohen Verzögerungen, Sanktionen – oder die peinliche Erkenntnis, dass Daten nicht mehr verfügbar sind.

3. Beweissicherung in rechtlichen Streitfällen

Vergangene Geschäftsvorfälle können bei Rechtsstreitigkeiten entscheidend sein. Ohne nachvollziehbare Transaktionsdaten fehlt Ihnen im Ernstfall die Beweisgrundlage.

4. Vertragliche Nachweispflichten

In B2B-Beziehungen sind Verträge oft komplex und langfristig. Bei Unstimmigkeiten müssen Unternehmen in der Lage sein, auch ältere Vereinbarungen und deren Abwicklung nachzuweisen.

5. Schutz des Unternehmenswissens

ERP-Systeme speichern mehr als Zahlen – sie enthalten internes Wissen, Abläufe und Strukturen. Die Archivierung bewahrt dieses Know-how über Generationswechsel oder Systemumstellungen hinweg.

6. Kostenersparnis durch Systemabschaltung

Altsysteme verursachen dauerhaft hohe Kosten – etwa für Wartung, Serverbetrieb, Lizenzen und IT-Support. Durch eine strukturierte Archivierung können diese Systeme vollständig abgeschaltet werden, ohne dass wertvolle Informationen verloren gehen. Das reduziert laufende IT-Kosten signifikant und schafft Budgetspielraum für moderne Lösungen.

7. Erfüllung branchenspezifischer Compliance-Vorgaben

Viele Branchen – etwa Pharma, Finanzdienstleistungen oder Energie – unterliegen strengen Auflagen, wie mit Alt-Daten umzugehen ist. Eine Archivierung nach anerkannten Standards stellt sicher, dass auch nach der Systemabschaltung alle branchenspezifischen Vorschriften zur Datenhaltung eingehalten werden – und schützt so vor Haftungsrisiken und Reputationsverlust.

8. Vermeidung von Datenverlust bei Systemabschaltung

Wird ein ERP-System ohne Archivierung außer Betrieb genommen, besteht die reale Gefahr, dass wichtige Daten dauerhaft verloren gehen – durch Hardwareausfälle, fehlende Schnittstellen oder inkompatible Formate. Eine professionelle Archivierung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen dauerhaft gesichert und zugänglich bleiben.

9. Historische Analysen und Trendbewertungen

Langfristige Geschäftsentscheidungen profitieren von Vergangenheitsdaten. Wer etwa Absatztrends oder saisonale Effekte bewerten will, braucht Zugriff auf historische ERP-Daten.

10. Vermeidung von Betriebsrisiken durch veraltete Systeme

Altsysteme sind oft teuer, unsicher und schwer wartbar. Eine fachgerechte Archivierung erlaubt die Abschaltung solcher Systeme – ohne Informationsverlust und mit voller Datenverfügbarkeit.

Fazit:

Wenn Sie sich bei mindestens drei dieser Punkte wiederfinden, ist es höchste Zeit, über die Archivierung Ihrer alten ERP-Systeme nachzudenken. AvenDATA bietet mit der ViewBox-Lösung eine rechtssichere, performante und anwenderfreundliche Plattform für genau diesen Zweck.

Sie planen ein Altsystem zu archivieren?