Was sind Altsysteme und wie archivieren?

Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA

Emanuel Böminghaus,

Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA

Ein Altsystem, auch als Legacy-System bezeichnet, ist eine veraltete, aber oft noch betriebsnotwendige IT-Anwendung oder Infrastrukturkomponente. Diese Systeme wurden häufig vor vielen Jahren eingeführt, laufen noch stabil, können aber mit den heutigen technologischen, regulatorischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen nicht mehr Schritt halten.

Typische Merkmale:

Veraltete Programmiersprachen (z. B. COBOL, RPG)
Laufzeitumgebungen wie Windows XP oder Unix-Derivate
Inkompatibilität mit moderner Software oder Cloud-Technologien
Wird nicht mehr vom Hersteller supported/unterstützt

Beispiele für Altsysteme:

DOS-basiertes Lagerverwaltungssystem
COBOL-Anwendungen in Banken oder Versicherungen
Altversionen von SAP, Navision oder Oracle
CRM-Systeme aus den 90er Jahren ohne API-Schnittstellen

Warum setzen Unternehmen weiterhin Altsysteme ein?

Trotz technischer Rückständigkeit werden Altsysteme in vielen Unternehmen weiterhin genutzt. Der Grund liegt häufig in einer Kombination aus betrieblicher Stabilität, gewachsenen Abhängigkeiten und hohem Migrationsaufwand. Unternehmen scheuen häufig die Risiken und Kosten, die mit einem vollständigen Umstieg auf moderne Systeme verbunden sind.

Stabilität & Erfahrung: Das System funktioniert seit Jahrzehnten zuverlässig und ist tief in die Geschäftsprozesse integriert.
Kostenersparnis: Die Systeme sind abgeschrieben und verursachen keine Lizenzkosten.
Komplexität der Ablösung: Mangelhafte Dokumentation und fehlendes Know-how erschweren einen Wechsel.
Risikominimierung: Ein neues System bedeutet Schulung, Migration und Einführungsaufwand mit operativen Risiken.
Fehlende eigene Manpower: Oft fehlt intern das notwendige Personal, um ein solches Migrationsprojekt neben dem Tagesgeschäft stemmen zu können.

Welche Probleme verursachen Altsysteme langfristig?

Altsysteme mögen auf den ersten Blick zuverlässig wirken. Schließlich haben sie oft über Jahrzehnte hinweg ihren Dienst getan. Doch mit zunehmendem Alter entwickeln sie sich in vielen Unternehmen zu einem echten Bremsklotz. Sie behindern Innovationen, bergen erhebliche Sicherheitsrisiken und verursachen hohe versteckte Kosten. Vor allem im Zuge wachsender Digitalisierung und zunehmender Regulierungsanforderungen wird der Weiterbetrieb solcher Systeme zur strategischen Schwachstelle.

Typische Probleme im Überblick:

Technologische Inkompatibilität

Schnittstellen zu modernen Plattformen fehlen oder funktionieren nur mit großem Aufwand und hoher Fehleranfälligkeit. Cloud-Anbindungen, mobile Nutzung oder KI-gestützte Auswertungen sind kaum integrierbar.

Sicherheitsrisiken

Es erfolgen keine regelmäßigen Updates mehr. Veraltete Systemarchitekturen entsprechen nicht den aktuellen Sicherheitsstandards und bieten Einfallstore für Angriffe.

Skalierungsgrenzen

Altsysteme stoßen schnell an technische Grenzen, wenn Datenvolumen oder Nutzerzahlen steigen. Eine flexible Weiterentwicklung ist kaum möglich.

Fachkräftemangel

Das Know-how für den Betrieb dieser Systeme ist oft personengebunden. Mit dem altersbedingten Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter geht wichtiges Wissen verloren.

Hohe Betriebskosten

Ersatzteile sind schwer zu beschaffen, externe Dienstleister verlangen hohe Stundensätze für den Support, und die Pflege erfolgt meist manuell und zeitaufwendig.

Regulatorische Anforderungen

Viele Altsysteme erfüllen aktuelle rechtliche Anforderungen (z. B. DSGVO, GoBD, HIPAA) nicht mehr vollständig. Funktionen wie nachvollziehbare Protokollierung, Zugriffsmanagement, Revisionssicherheit oder automatisierte Aufbewahrungs- und Löschkonzepte fehlen häufig.

Fehlende Funktionen für Compliance

Wichtige Funktionen wie ein Legal Hold (Sperrung von Daten für Rechtsverfahren) oder automatisierte Datenlöschung nach Fristen sind in klassischen Altsystemen meist nicht vorgesehen. Das führt zu Haftungsrisiken und erhöhten manuellen Aufwänden bei Audits.

Strategien zur Archivierung von Legacy-Systemen

Die Modernisierung von Altsystemen ist ein mehrstufiger Prozess, der weit über den bloßen Technologiewechsel hinausgeht. Sie erfordert technisches Verständnis, klare Zielsetzungen und ein strukturiertes Vorgehen, um Risiken zu minimieren und nachhaltige Vorteile zu realisieren. Dabei hat sich insbesondere die Archivierung als zentrales Element bewährt, insbesondere dann, wenn Systeme aus Compliance-Gründen nicht einfach abgeschaltet werden dürfen.

Bewährte Schritte in der Praxis:

1. Systemanalyse & Zieldefinition:

Welche Systeme sind betroffen, welche Daten müssen erhalten bleiben und in welcher Form?

2. Risiko- & Kostenbewertung:

Welche Risiken birgt der Weiterbetrieb? Welche Vorteile entstehen durch die Stilllegung?

3. Archivierung statt Weiterbetrieb:

Anstatt veraltete Systeme mit hohem Wartungsaufwand weiterzuführen, setzen immer mehr Unternehmen auf die rechtssichere Archivierung der Daten, inklusive Suchfunktion, Zugriffsverwaltung und Audit-Trail.

4. Lösungsanbieter wie AvenDATA:

Mit der Archivierungslösung ViewBox bietet AvenDATA eine ausgereifte Plattform, um Altsysteme revisionssicher stillzulegen, unabhängig vom Ursprungssystem (ERP, DMS, Eigenentwicklung usw.).

5. Schnittstellen & Integration:

Bei Bedarf können archivierte Daten auch in neue Systemumgebungen eingebunden oder angebunden werden.

6. Endgültige Abschaltung:

Nach erfolgreicher Archivierung kann das Ursprungssystem vollständig vom Netz genommen werden, mit massiven Einsparungen bei Wartung, Infrastruktur und Lizenzkosten.

Warum Altsysteme archivieren?

Die vollständige Stilllegung eines Altsystems ohne entsprechende Archivierung ist oft nicht möglich, da gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder interne Audit-Anforderungen einen Zugriff auf historische Daten erfordern. Die Archivierung ist eine effektive Lösung, um:

Betriebskosten alter Hardware einzusparen
Compliance-Anforderungen zu erfüllen
Zugriff auf Daten über Jahrzehnte hinweg sicherzustellen
Schnittstellen zu Konsolidierungs- oder M&A-Projekten zu schaffen (z. B. Carve-outs)
interne Ressourcen freizusetzen, da die Betreuung, Wartung und Pflege der Altanwendungen entfällt

AvenDATA bietet mit der ViewBox eine standardisierte Lösung zur Archivierung von Altsystemen. Revisionssicher, performant und vollständig webbasiert.

Fazit:

Die Stilllegung und Archivierung von Altsystemen ist nicht nur ein Weg zur technischen Modernisierung. Sie reduziert Risiken, senkt Kosten und stellt die langfristige Compliance sicher. Mit einem erfahrenen Partner wie AvenDATA gelingt dieser Schritt effizient und rechtssicher.

Sie planen ein Altsystem zu archivieren?