Altsysteme im HR-Bereich archivieren
Personaldaten sichern, Lohnjournale behalten, Compliance gewährleisten – mit AvenDATA.

Von SAP HCM, SAP PY, PAISY, LOGA, Workday und ADP-Lösungen bis hin zu Oracle HCM und individuell entwickelten Eigenlösungen –
wir archivieren Personaldaten und Lohnabrechnungssysteme aller Art, Generationen und Architekturen.
Unsere Lösung ist darauf ausgelegt, auch komplexe HR-Systemlandschaften aus Großunternehmen und Konzernen zuverlässig stillzulegen und die
Daten langfristig revisionssicher verfügbar zu halten.

Die Herausforderung

Historische Daten in HR- und Lohnsystemen sind wichtig – doch der Zugriff darauf wird zunehmend unmöglich
Im Zuge von IT-Migrationen, Systemwechseln, HR-Outsourcing oder dem Rückbau veralteter Softwarelösungen stehen Unternehmen regelmäßig vor einer kritischen Aufgabe:
Lohn- und HR-Systeme – oft über Jahrzehnte gewachsene Anwendungen mit tief integrierten und individuell angepassten Datenstrukturen – enthalten weiterhin relevante Informationen für steuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder betriebswirtschaftliche Zwecke.
Hinzu kommt ein wachsender Druck durch die Rentenversicherungsträger: Im Rahmen von Prüfungen müssen häufig noch Jahrzehnte später detaillierte Entgeltunterlagen und Versicherungsverläufe nachvollziehbar bereitgestellt werden – eine Anforderung, die ohne gezielte Archivierungslösung kaum noch zu erfüllen ist.
Doch der Weiterbetrieb dieser Systeme ist teuer, die Software wird nicht mehr gepflegt, Lizenzen laufen aus, und das Know-how im Unternehmen schwindet.
Der Zugriff auf abrechnungsrelevante Personaldaten, Lohnjournale, Mitarbeiterakten, Renteninformationen oder historische Reports wird erschwert oder unmöglich – obwohl diese weiterhin verfügbar, auswertbar und revisionssicher vorgehalten werden müssen.
Genau hier setzt AvenDATA mit seiner spezialisierten Archivierungslösung.

Bewährte Archivierungslösung
 aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die Archivierung von HR- und Lohnsystemen wurde von AvenDATA über viele Jahre hinweg konsequent weiterentwickelt, erprobt und in einer Vielzahl von Stilllegungsprojekten großer Konzerne erfolgreich umgesetzt.
Unsere Expertise basiert auf über 17 Jahren Erfahrung – mit hunderten archivierten Systemen, darunter zahlreiche Payroll- und HCM-Lösungen.
Im Laufe der Zeit konnten wir sämtliche Anforderungen aus Betriebsprüfungen, Sozialversicherungsprüfungen, Rentenrückfragen und jurischen Verfahren verlässlich beantworten – nachvollziehbar, prüfungssicher und revisionskonform.

Ihre HR-Daten leben weiter – als auswertbare Reports
in der ViewBox

Wir übernehmen nicht nur sämtliche Daten aus Ihren HR- und Payroll-Systemen – wir stellen auch sicher, dass Sie diese Daten in unserer Software ViewBox dauerhaft nachvollziehen und nutzen können.
Dazu gehören:
  • Der Nachbau relevanter Reports und personalwirtschaftlicher Auswertungen
  • Die Umsetzung individueller, kundenspezifischer Reports – einschließlich eigenentwickelter Abfragen, Statistiken und Listen
  • Die Archivierung aller relevanten Dokumente, die zur Nachvollziehbarkeit der Reports notwendig sind – zum Beispiel Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge oder Zeitnachweise
  • …
Bereits vor Projektbeginn stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab, welche Auswertungen und Datenzugriffe künftig benötigt werden – sei es für steuerliche Prüfungen, Renten- oder Sozialversicherungsanfragen, interne Auswertungen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung aus der Stilllegung von HR-Systemen wie SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP oder Oracle HCM.
In der ViewBox können Sie diese Auswertungen auch Jahre nach der Systemstilllegung recherchieren, analysieren und auswerten – vollständig unabhängig vom ursprünglichen System.
Ob für Lohnsteuerprüfungen, Rentenanfragen, interne HR-Rückfragen oder rechtliche Klärungen – Sie haben jederzeit Zugriff auf verständlich aufgebaute und filterbare Berichte, ganz ohne die ursprünglichen HR-Lizenzen oder Altsysteme.

Schneller Projektablauf & messbarer wirtschaftlicher Nutzen – auch bei komplexen
HR- und Payroll-Systemen

Die Stilllegung von HR-Altsystemen erfolgt bei uns strukturiert, effizient und wirtschaftlich sinnvoll – mit Projektlaufzeiten von in der Regel 1 bis 6 Monaten, je nach Komplexität und Datenvolumen des Ausgangssystems.
Ob SAP HCM mit tief integrierten Modulen, umfangreiche Workday-Strukturen oder komplexe Legacy-Lösungen wie PAISY, LOGA oder Oracle HCM – dank unserer standardisierten Vorgehensweise archivieren wir selbst hochvernetzte Systeme mit mehreren Terabyte an Payroll- und Personaldaten sicher und nachvollziehbar.

Analyse von HR-
 und Payroll-Altsystemen

Der erste Schritt jeder Archivierung im Personalbereich ist eine detaillierte Analyse des bestehenden HR- oder Lohnsystems. Diese bildet die Grundlage für eine belastbare Einschätzung von Projektdauer, Aufwand und Kosten.
Gerade in großen Unternehmen mit langjährig gewachsenen Systemlandschaften – von SAP HCM bis LOGA oder PAISY – ist diese Vorarbeit entscheidend für eine revisionssichere und wirtschaftliche Stilllegung.
Im Rahmen der Analyse erfassen wir sowohl technische als auch prozessuale Aspekte, darunter:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das bestehende System (z. B. GUI, Remote, Dump etc.)
  • Art, Struktur und Umfang der zugrunde liegenden Datenbank (z. B. Oracle, MS SQL, DB2, oder proprietäre Lösungen)
  • Verfügbare Reports, Abrechnungsjournale und archivierungsrelevante Dokumente
  • Individuelle Besonderheiten wie selbst entwickelte Programme, Customizing, Schnittstellen oder Zusatzmodule (z. B. BAV, Zeitwirtschaft, ESS/MSS)
  • …
Die Ergebnisse dieser Analyse fassen wir für Sie in einem transparenten Festpreisangebot zusammen – mit klaren Angaben zu Umfang, Laufzeit und Umsetzungsschritten. So erhalten Sie maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit.

Projektarchivierung
von HR-Systemen

Nach der Systemanalyse starten wir gemeinsam mit Ihnen das Archivierungsprojekt – strukturiert, effizient und mit einem bewährten Ablauf, der speziell auf HR-Systeme zugeschnitten ist.
In einem Kick-off-Meeting stimmen wir alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen ab. Anschließend übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie – mit minimalem Aufwand auf Ihrer Seite:
  • Einrichtung sicherer Systemzugänge
  • Export und Übernahme der relevanten Personal- und Abrechnungsdaten
  • Nachbildung relevanter Reports, wie Lohnjournale, SV-Meldungen oder Entgeltabrechnungen
  • Archivierung und Dokumentation individueller Auswertungen und Eigenentwicklungen
  • Vollständige Revisionsdokumentation für interne und externe Prüfer
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie durch den gesamten Prozess – von der Initialanalyse bis zur erfolgreichen Abnahme.
Zum Abschluss des Projekts führen wir gemeinsam strukturierte Testphasen durch, in denen Sie die archivierten Daten auf Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit prüfen. Erst danach erfolgt die finale Stilllegung Ihres Altsystems.

Ergebnis der Archivierung von
HR- und Lohnsystemen

Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts sind sämtliche relevanten Personaldaten, Lohnjournale, Dokumente und Reports aus Ihrem HR- oder Payroll-Altsystem in unsere eigens entwickelte Archivlösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das speziell für den sicheren Zugriff auf archivierte Daten aus Stilllegungsszenarien entwickelt wurde. Sie ermöglicht autorisierten Nutzern – wie der HR-Abteilung, Revisoren oder externen Prüfern – auch viele Jahre nach der Systemabschaltung einen schnellen, rechtssicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf sämtliche Inhalte.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wichtigen Standard- und Individualreports – von Entgeltabrechnungen über Lohnjournale bis hin zu SV-Meldungen oder internen HR-Analysen. So bleiben auch fachliche, steuerliche, rentenversicherungsrechtliche oder juristische Auswertungen weiterhin möglich – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Altsystem.
Nach erfolgreicher Datenübernahme, Systemprüfung und finaler Abnahme kann das ursprüngliche HR-System vollständig und risikolos außer Betrieb genommen werden.
Abschließend erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation, die alle relevanten Schritte transparent und revisionssicher abbildet – insbesondere:
  • die Art und Weise der Datenübernahme
  • die Struktur und Aufbereitung der archivierten Inhalte
  • die Durchführung und Ergebnisse der Test- und Abnahmephasen
  • ggf. Schnittstellen oder Report-Nachbildungen
  • …
Darüber hinaus dokumentieren wir sämtliche Schritte der Archivierung lückenlos in unserem Jira-Ticketsystem – vom initialen Export bis zur finalen Abnahme und ggf. zur späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für Dritte oder externe Prüfer jederzeit nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde – revisionssicher, rechtskonform und dokumentiert.
Software und Recherchesystem ViewBox
– archivierte HR-Daten intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf archivierte Informationen aus stillgelegten HR- und Payroll-Systemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen von Personaldaten – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche HR-System wie SAP HCM, LOGA, Workday, PAISY, ADP oder Oracle HCM.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre Personaldaten:
  • auch Jahre nach der Systemstilllegung verständlich und nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind – etwa für Rentenprüfungen, Betriebsprüfungen oder juristische Verfahren
  • strukturiert für interne HR-Analysen oder externe Prüfprozesse bereitstehen
  • DSGVO- und GoBD-konform verwaltet werden können – inkl. regelbasierter Datenlöschung
Ein besonderes Merkmal: ViewBox bietet eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis gesetzlicher oder unternehmensinterner Aufbewahrungsfristen lassen sich personenbezogene Altdaten regelbasiert, nachvollziehbar und revisionssicher löschen – ohne manuellen Aufwand.
Die Software basiert auf einer zertifizierten Cloud-Infrastruktur, die regelmäßig sicherheitsgeprüft wird – lässt sich aber auf Wunsch auch On-Premise betreiben, je nach Ihren internen Compliance- oder Datenschutzvorgaben.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
Im Zentrum: unsere
Archivierungssoftware ViewBox
Die ViewBox hat sich als zuverlässige Rechercheplattform für archivierte Personaldaten bewährt – ob für HR-Abteilungen, die interne Revision oder externe Prüfer.
Sie ist heute bei mehr als 50 % der DAX-Unternehmen im Einsatz und weltweit bei Konzernen im Einsatz – von Europa über Nordamerika bis nach Asien.
ViewBox – Ihre Brücke
zu den archivierten Personaldaten aus abgeschalteten Systemen
Für HR-Abteilungen, Payroll-Verantwortliche, Revisoren, Wirtschaftsprüfer, Rentenversicherungsträger oder die Rechtsabteilung:
Ihre archivierten Lohn- und Personaldaten bleiben jederzeit recherchierbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, technische Spezialzugänge oder das ursprüngliche Anwendungssystem.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch besprechen wir gemeinsam Ihr Altsystem – ganz gleich ob Standardlösung, individuell erweiterte Anwendung oder vollständig eigenentwickeltes HR-System.
Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihre Payroll- oder HR-Lösung effizient stilllegen und gleichzeitig die Daten langfristig nutzbar und revisionssicher halten – inklusive:
  • Abstimmung zu Datenstruktur, Übernahmeformaten und Reportaufbereitung
  • Live-Demo unserer Archivierungslösung ViewBox
  • Erläuterung unserer Methode zur Replikation von Lohnjournale, Abrechnungsreports & Individualauswertungen
  • Verlässliche Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Festpreisangebot
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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