Was kostet die Archivierung von Altsystemen – und was kostet es, sie zu unterlassen?

Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA

Wer sich mit der Stilllegung von Altsystemen befasst, stößt früher oder später auf die Frage: Lohnt sich der Aufwand für eine professionelle Archivierung überhaupt? In vielen Unternehmen wird das Thema lange hinausgeschoben – aus Kostengründen, Unsicherheit oder mangelnder Dringlichkeit. Doch wer nur auf den kurzfristigen Aufwand schaut, verkennt die langfristigen finanziellen, rechtlichen und betrieblichen Risiken.

Dieser Beitrag zeigt, was eine professionelle Archivierung tatsächlich kostet – und warum die Kosten des Unterlassens bei Altsystemen oft um ein Vielfaches höher liegen.

Was gehört zur professionellen Archivierung?

Archivierung ist weit mehr als das Abspeichern von Daten auf einem Server oder das Sichern einer Datenbank. Eine professionelle Archivierung umfasst unter anderem:

die Analyse und Auswahl relevanter Daten
die Extraktion aus dem Altsystem
die Konvertierung in ein langzeitstabiles Format
die strukturierte Speicherung mit Indexierung und Zugriffskonzept
die Dokumentation des gesamten Prozesses (Audit-Trail)
die Umsetzung von Löschkonzepten gemäß DSGVO und Aufbewahrungsfristen

Je nach Komplexität des Systems, Datenvolumen und rechtlichen Anforderungen bewegen sich die Kosten im niedrigen bis mittleren fünfstelligen Bereich. Die Archivierung eines vollständigen SAP-Systems beginnt beispielsweise bei AvenDATA bei etwa 30.000 Euro – inklusive revisionssicherem Zugriff, Strukturabbildung, Datenextraktion und Dokumentation. Bei kleineren Altsystemen oder Teilarchivierungen liegen die Kosten entsprechend niedriger.

Dabei gilt: Je früher und standardisierter archiviert wird, desto günstiger ist der Gesamtaufwand.

Was kostet es, Altsysteme nicht zu archivieren?

Wer auf eine strukturierte Archivierung verzichtet, spart zunächst Projektkosten – riskiert aber über Jahre hinweg versteckte Folgekosten. Diese lassen sich in fünf Kategorien zusammenfassen:

1. Betriebskosten für Altsysteme

Lizenzen, Wartung, Infrastruktur, Strom, Backup und IT-Betreuung verursachen laufende Ausgaben – oft nur für den passiven Datenzugriff. Über fünf bis zehn Jahre hinweg summieren sich diese Kosten schnell auf hohe fünfstellige Beträge.

2. Personalbindung und Know-how-Abhängigkeit

Solange ein Altsystem in Betrieb bleibt, muss Personal verfügbar sein, das es bedienen kann. Mit jeder Kündigung, Pensionierung oder internen Umstrukturierung steigt das Risiko, dass niemand mehr versteht, wie das System funktioniert. Einarbeitungen, Notlösungen und externe Hilfe kosten zusätzlich.

3. Prüfungs- und Compliance-Risiken

Fehlt eine rechtskonforme Archivierung, drohen bei Betriebsprüfungen oder internen Revisionen Nachweislücken. Steuerrelevante Unterlagen müssen jederzeit zugänglich und nachvollziehbar sein. Bei Verstößen drohen Bußgelder oder finanzielle Nachforderungen – insbesondere bei unterlassener GoBD- oder DSGVO-konformer Aufbewahrung.

4. Verlust von Daten oder Zugriff

Je länger Altsysteme ohne Archivierung betrieben werden, desto größer das Risiko technischer Ausfälle. Alte Hardware, inkompatible Software oder vergessene Zugangsdaten können dazu führen, dass der Zugriff auf die Daten dauerhaft verloren geht – mit potenziell gravierenden rechtlichen und operativen Folgen.

5. Projektverzögerungen und Blockaden

Nicht archivierte Systeme müssen häufig bei Migrationen oder IT-Strategiewechseln berücksichtigt werden. Das verzögert neue Projekte, belastet Schnittstellen und hemmt die IT-Modernisierung. Ohne Archivierung wird jede Altlast zum Bremsklotz für die Digitalisierung.

Praxisbeispiel: Archivierung vs. Weiterbetrieb

Ein mittelständisches Unternehmen betreibt ein veraltetes Finanzsystem ausschließlich für den Zugriff auf historische Daten. Der jährliche Aufwand für Hosting, Lizenzen, Betreuung und Backups liegt bei rund 12.000 Euro. Zusätzlich fallen interne IT-Aufwände an. Die Archivierung der relevanten Daten hätte einmalig ca. 25.000 bis 30.000 Euro gekostet – rechtssicher, langfristig verfügbar, ohne laufende Betriebskosten.

Nach drei Jahren ist klar: Die Archivierung wäre die deutlich günstigere, rechtssicherere und wartungsfreie Lösung gewesen.

Fazit: Archivierung lohnt sich – wirtschaftlich, rechtlich und strategisch

Eine professionelle Archivierung verursacht einmalige Projektkosten – keine Frage. Doch sie ersetzt dauerhaft die hohen versteckten Folgekosten des Weiterbetriebs, senkt Compliance-Risiken und ermöglicht eine saubere Trennung von Alt und Neu.

Wer Altsysteme nicht archiviert, zahlt oft doppelt: zunächst mit technischer Komplexität, später mit rechtlichen Konsequenzen oder Datenverlust. Archivierung ist kein Kostenfaktor – sie ist ein Schutzschild für das Unternehmen, ein Entlastungselement für die IT und ein strategischer Beitrag zur Digitalisierung.

Sie planen ein Altsystem zu archivieren?