SAP abschalten – Daten aufbewahren,
auch nach der Insolvenz/Geschäftsaufgabe Abgewickelt, aber nicht vergessen – mit AvenDATA.

Von R/3 über ECC 6.0 bis HANA – wir archivieren SAP-Systeme aller Generationen und Branchenlösungen – vom Bank Analyzer bis
zum IS-U-Modul.

Die Herausforderung

Auch nach einer Insolvenz dürfen SAP-Systeme nicht einfach abgeschaltet und gelöscht werden. Denn: Geschäftsrelevante Daten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – insbesondere steuerlich und handelsrechtlich. Für Insolvenzverwalter und ehemalige Geschäftsführungen bedeutet das:
  • Altsysteme müssen weiterhin bereitgehalten werden
  • Die technische Infrastruktur verursacht laufende Kosten
  • Sicherheitsrisiken steigen durch fehlende Wartung
  • Die Auswertbarkeit und Zugänglichkeit der Daten wird schwieriger
  • Personal steht in der Regel nicht mehr zur Verfügung
Das Ergebnis: Selbst nach der Unternehmensauflösung verursachen Alt-Systeme laufende Kosten, rechtliche Risiken und unnötigen Aufwand.

Bewährte Archivierungslösung
 aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die Archivierung von Altsystemen wurde von AvenDATA in über 17 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und in tausenden Projektfällen – auch im Kontext von Insolvenzen – praxisnah erprobt und verfeinert.
Auf Basis unseres bewährten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche fachlichen, steuerlichen und juristischen Rückfragen – etwa durch Finanzämter, Insolvenzverwalter oder Gläubiger – zuverlässig und nachvollziehbar beantworten.
Die dafür eingesetzte Softwarelösung hat sich als robustes Recherchesystem etabliert, das selbst ohne aktives IT-Personal eine einfache und rechtssichere Datenzugänglichkeit ermöglicht – sowohl bei punktuellen Prüfungen als auch im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
Unsere Lösung ist inzwischen bei mehr als 50 % der DAX-Unternehmen im Einsatz – ein klarer Beleg für ihre Stabilität, Flexibilität und Praxistauglichkeit auf höchstem Niveau.
Von Europa bis Asien, von Nordamerika bis zurück – unsere Archivierungstechnologie ist weltweit bewährt und einsatzbereit, auch in herausfordernden Situationen wie der Abwicklung nach einer Insolvenz.

Deine Auswertungen leben weiter
- als filterbare Berichte auch nach einer Insolvenz oder Geschäftsaufgabe

Auch wenn das Unternehmen nicht mehr existiert: Die Daten bleiben verfügbar – in der ViewBox.
Wir übernehmen nicht nur sämtliche relevanten Daten aus deinem abgeschalteten Altsystem – wir stellen auch sicher, dass diese Daten in unserer Software dauerhaft verständlich, nachvollziehbar und auswertbar bleiben.
Dazu gehören:
  • Der Nachbau betriebswirtschaftlich relevanter Standardauswertungen
  • Die Umsetzung individueller Reports – inklusive firmenspezifischer Sonderauswertungen
  • Die Archivierung aller zugehörigen Belege wie Rechnungen, Aufträge oder Buchungsunterlagen
  • …
Schon vor Projektstart klären wir gemeinsam, welche Reports und Auswertungen in Zukunft noch benötigt werden – zum Beispiel für steuerliche Nachfragen, Insolvenzverwalter, Gerichte oder Betriebsprüfungen.
Dank unserer Erfahrung aus zahlreichen Stilllegungsprojekten – auch im Umfeld insolventer Unternehmen – wissen wir, worauf es ankommt, wenn kein internes Personal mehr verfügbar ist.
In der ViewBox können die Daten auch Jahre nach der Systemabschaltung recherchiert, analysiert und ausgewertet werden – ganz ohne Originalsystem, eigene IT oder laufende Lizenzen.
Ob für rechtliche Anforderungen, steuerliche Prüfungen oder Rückfragen durch Dritte – die Berichte stehen jederzeit strukturiert, filterbar und verständlich bereit.

Schneller Projektablauf & großer wirtschaftlicher Nutzen
– auch nach der Insolvenz

Die Archivierung eines Altsystems dauert in der Regel zwischen 1 und 4 Monaten – je nach Umfang und Komplexität der Daten. Gerade im Insolvenzfall ist eine zügige, zuverlässige Stilllegung entscheidend, da Infrastrukturkosten weiterlaufen, aber kein operatives Geschäft mehr existiert.
Durch unsere klar strukturierte und standardisierte Vorgehensweise archivieren wir auch sehr große Systeme effizient, rechtssicher und nachvollziehbar. Selbst Systeme mit über 30 Terabyte
Datenvolumen konnten wir bereits erfolgreich in unsere Archivlösung überführen – inklusive wichtiger Auswertungen und vollständiger Dokumentation.
Dank unserer bewährten Projektmethodik reduzieren sich die laufenden IT-Kosten schnell und spürbar – insbesondere im Hinblick auf Lizenzen für Datenbanken und Betriebssysteme, Wartungskosten, Hosting sowie den Aufwand für IT-Ressourcen, die im Insolvenzkontext meist gar nicht mehr vorhanden sind.

In den meisten Fällen amortisiert sich das Projekt innerhalb weniger Monate – durch klar messbare Einsparungen bei Infrastruktur, Lizenzen und Verwaltungsaufwand.

Systemanalyse

Selbst wenn der Betrieb längst eingestellt ist: Eine fundierte Systemanalyse bleibt die Basis jeder erfolgreichen Archivierung.
Im ersten Schritt analysieren wir Ihr verbliebenes IT-System detailliert. Diese Analyse ermöglicht eine verlässliche Einschätzung von Projektdauer, Aufwand und Kosten im Rahmen der Datenarchivierung – auch wenn keine operativen Strukturen oder Ansprechpartner mehr vorhanden sind.
  • Dabei erfassen wir sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte, darunter:
  • Verbleibende Zugriffsmöglichkeiten auf das System
  • Struktur, Art und Größe der Datenbank
  • Umfang und Relevanz vorhandener Auswertungen und Berichte
  • Individuelle Besonderheiten wie Sonderauswertungen oder Schnittstellen
  • …
Auf Grundlage dieser Analyse erhalten Sie ein verbindliches Festpreisangebot – für maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit im Rahmen des Insolvenzverfahrens oder der Nachsorge durch Insolvenzverwalter.

Projektarchivierung

Nach Abschluss der Analyse beginnt die eigentliche Archivierung – professionell begleitet durch unser erfahrenes Team.
Im Rahmen eines Kick-off-Termins definieren wir die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Oft sind dabei keine internen Ansprechpartner mehr verfügbar – genau darauf ist unser Vorgehen ausgelegt.
Ab diesem Zeitpunkt übernehmen wir sämtliche zentralen Aufgaben:
  • Technische Einrichtung und Zugriffseinrichtung
  • Export und Übernahme der archivierungsrelevanten Daten
  • Nachbildung wichtiger Auswertungen und individueller Berichte
  • Vollständige Dokumentation zur Revisionssicherheit
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter sorgen für einen strukturierten Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Abschluss des Projekts führen wir eine strukturierte Test- und Abnahmephase durch, um sicherzustellen, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden – revisionssicher und bereit für zukünftige Prüfungen.

Ergebnis
 der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Tabellen, Dokumente und Berichte aus dem Altsystem in unsere eigens entwickelte Softwarelösung überführt.
Unsere webbasierte Archivlösung ermöglicht berechtigten Stellen – wie Insolvenzverwaltern, Behörden, Prüfern oder Gerichten – auch Jahre nach der Unternehmensauflösung einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf alle archivierten Informationen.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wesentlichen Standard- und Individualauswertungen (z. B. Sonderberichte), sodass auch steuerliche, betriebswirtschaftliche oder juristische Analysen weiterhin möglich sind – vollständig unabhängig vom Ursprungssystem und ohne laufende Lizenzen.
Nach erfolgreicher Implementierung und Freigabe kann das ursprüngliche System dauerhaft außer Betrieb genommen werden – inklusive aller Infrastruktur- und Lizenzkomponenten.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation bzw. Verfahrensdokumentation, die alle Schritte transparent darstellt – insbesondere:
  • die Art und Weise der Datenübernahme
  • die Struktur und Organisation der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
  • …
Darüber hinaus protokollieren wir sämtliche Einzelschritte revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Datenexport bis zur finalen Übergabe bzw. späteren Löschung des Quellsystems. So ist auch für Dritte jederzeit nachvollziehbar, wie und mit welcher Sorgfalt die Archivierung durchgeführt wurde – unabhängig davon, ob internes Personal noch verfügbar ist.
Software- und Recherchesystem –
– Daten auch nach der Insolvenz intelligent nutzbar machen
Mit unserer webbasierten Archivlösung bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Daten aus stillgelegten Altsystemen entwickelt wurde – auch wenn das Unternehmen nicht mehr aktiv ist.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht das System das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Informationen – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Quellsystem oder aktives IT-Personal.
Die Lösung sorgt dafür, dass archivierte Daten:
  • auch Jahre nach der Stilllegung verständlich und vollständig nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind – auch für Insolvenzverwalter, Prüfer oder Gerichte
  • strukturiert für steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Fragestellungen bereitstehen
  • …
Ein besonderer Vorteil: Die Software verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter gesetzlicher Aufbewahrungsfristen können Daten nach Ablauf DSGVO- und GoBD-konform, regelbasiert und vollständig nachvollziehbar gelöscht werden – ohne manuellen Aufwand oder zusätzliche Systeme.
Die Lösung sowie die zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig umfassenden Sicherheits- und Funktionstests unterzogen – für maximale Rechtssicherheit auch im Rahmen eines Insolvenzverfahrens oder bei späteren Rückfragen.
Die Lösung sowie die zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig umfassenden Sicherheits- und Funktionstests unterzogen – für maximale Rechtssicherheit auch im Rahmen eines Insolvenzverfahrens oder bei späteren Rückfragen.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy-Systeme in die Vergangenheit
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Auch nach einer Insolvenz bleiben Ihre archivierten Daten vollständig erhalten.
Selbst wenn der Geschäftsbetrieb eingestellt ist und kein internes Personal mehr zur Verfügung steht, ermöglicht ViewBox den sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit verfügbar.
So bleiben auch nach der Unternehmensauflösung alle wichtigen Daten nutzbar – für rechtliche Klärungen, steuerliche Nachfragen oder externe Prüfungen.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch besprechen wir gemeinsam Ihr Altsystem – ganz gleich, ob der Betrieb noch läuft oder das Unternehmen bereits abgewickelt wurde. Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr System effizient stilllegen und Ihre Daten langfristig auswertbar und rechtssicher archivieren – inklusive:
In diesem Gespräch erhalten Sie:
  • Eine Abstimmung zur vorhandenen Datenstruktur und Datenübernahme
  • Eine Live-Demo unserer Archivlösung
  • Eine Darstellung, wie wir bestehende Auswertungen und Berichte replizieren
  • Eine belastbare Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Kosten
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Auch wenn kein internes Personal mehr vorhanden ist, sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns an erster Stelle.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Auch wenn kein internes Personal mehr vorhanden ist, sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns an erster Stelle.
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